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基于邮件的信息管理方式

 
2017-02-22 16:16:15所属分类:行业动态

开发这个 app 的想法的来源也算偶然。去年初在 @Swift 大会上发现 objc.io 的 Chris 有一个很有趣的习惯,他会把我们谈话中提到的重要的事情不停地用邮件的方式发到自己的邮箱里。发送的内容包括像是对某个特性的讨论的结论,或是有疑问还等待确认的问题,甚至对那些他承诺了稍后再去深入研究的内容,也给自己发送了提醒。这样的收集信息的方式其实很有意思,相比与使用像是 To-Do 应用或者某些 GTD 的方式来说,似乎给自己发邮件这件事情并不那么 fashion。但是这将近一年来我也尝试了使用最基础的邮件对突发杂乱信息进行管理,发现效果很好。

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最显而易见的好处是,使用邮件管理减轻了每天的信息获取负担。不论是公司业务还是开源项目,或者其他各种联络中,我对电子邮件的使用是绝对依赖的,收件箱也是我每天肯定会去检查好多次的地方。如果使用 To-Do 或者是专业的 GTD 应用,其实相当于给自己增加了额外的信息获取负担,并不高效,而且过程会更复杂。将待办事项通过邮件发给自己,可以在每次检查邮件时都看到,省去了确认和获取的环节,信息也相对更加集中。在事件结束后,及时将完成的事情归档,保持收件箱的干净。整个流程基本和一般的 GTD 思想一致,但是信息上下文不再被割裂,而是和邮件检查一同进行,保证效率。

不仅如此,其实我发现像是知识收集这样的事情用邮件来做也十分合适。我曾经是 Evernote 的粉丝,但是在 Evernote 越来越笨重而且基本没有我希望的功能后,我一直就在寻觅新的笔记软件。其间也尝试过 Simplenote 或者 Dropbox Paper 这类产品,但是总有些这样那样的不舒服。最后我选择了无数据库的方式,简单地用一个文件夹和 .md 文件来管理。这种方式显然是“纯天然”的笔记方式,但是不足也十分明显,那就是笔记内容难以组织和检索。而说到检索,映入脑海的首先就是 Google 这样的搜索引擎。如果我们的知识库能有 Google 这样的强力索引,那么之后的寻找和整理自然也不会是问题。万幸,在 Gmail 中,Google 就提供了一个同样强力的邮件搜索系统给我们使用。另外,邮箱系统强大的规则和分类,也为零散知识的自动归类整理提供了可能。于是我想,为什么不干脆直接用邮件来进行知识管理呢?

在这一年里,我把待办事项和知识管理的工作都交给了邮箱。将电子邮箱作为个人信息的中转和仓库,以发送给自己的邮件的方式来进行信息的管理。一年实践下来,我大概通过邮箱完成了上千的待办和接近 200 多条知识条目。对比起之前的方式,感觉节省下了不少时间。

在实践这种知识管理方法的过程中,最大的痛点在于我找不到一个能帮助我快速给自己发送邮件的客户端。在桌面系统上,macOS 自带的邮件客户端或者各类第三方 app 勉强可堪一用。另外,我也可以用像 Alfred 这类工具编写工作流,让我能迅速捕获信息,给自己发送邮件。但是在 iOS 上就更惨一些:我几乎每次都需要经历打开邮件客户端,等待启动,新建邮件,填写我自己的邮箱等这一系列步骤,才能开始给自己写邮件。每次重复这些无用的操作十分无趣,而且浪费时间。更麻烦的是,很可能你的操作速度赶不上思考或者和别人的交流速度,导致信息遗漏,甚至是打算思考的流程,这样就更得不偿失。而市面上的现有类似 app 功能都过于简单,且常年不更。所以我决定写一个专门给自己发送邮件的 app,以帮助我更好地实践邮件信息管理。

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